Privacybeleid

Privacyverklaring Merghelynck Museum

 Laatste herziening: 06/10/2026, Versie V1.0

Algemene informatie

 Het Merghelynck Museum wordt geëxploiteerd door AGB Musea Ieper en maken deel uit van het cultureel erfgoedbeleid van Stad Ieper.

Op de verwerking van persoonsgegevens binnen deze werking zijn de algemene principes van het privacybeleid van Stad Ieper van toepassing. Voor meer informatie over jouw rechten, de rechtsgronden voor verwerking, beveiligingsmaatregelen, doorgiften van persoonsgegevens en de contactgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) verwijzen wij naar de privacyverklaring van Stad Ieper: Privacyverklaring - Stad Ieper

Deze aanvullende privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de specifieke werking van de Ieperse Musea.
 

Nieuwsbrieven en publiekscommunicatie

Het Merghelynck Museum verwerkt persoonsgegevens van personen die zich vrijwillig inschrijven voor nieuwsbrieven en andere elektronische communicatie.

Deze gegevens worden gebruikt voor het beheren van mailinglijsten, het verzenden van nieuwsbrieven en informatieberichten, het informeren over tentoonstellingen, activiteiten, evenementen, publicaties en andere initiatieven van de musea en het beheren van communicatievoorkeuren.

Voor deze verwerking worden voornamelijk identificatie- en contactgegevens verwerkt, zoals naam en e-mailadres. De verzending van nieuwsbrieven gebeurt op basis van jouw toestemming. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken door je uit te schrijven via de uitschrijflink in de nieuwsbrief.

Activiteiten en publiekswerking

Het Merghelynck Museum persoonsgegevens in het kader van de organisatie van activiteiten, rondleidingen, workshops, lezingen, educatieve programma's en andere publieksinitiatieven. Deze verwerking omvat eveneens reservaties, inschrijvingen, ticketverkoop, bezoekersadministratie en, indien van toepassing, online aankopen via de webshop van de musea.

Voor deze doeleinden kunnen onder meer identificatiegegevens, contactgegevens, reservatie- en inschrijvingsgegevens, betalingsgegevens en gegevens over deelname aan activiteiten worden verwerkt. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de organisatie en het goede verloop van de betrokken activiteit, de communicatie met deelnemers en bezoekers en de administratieve opvolging ervan.

Voor bepaalde activiteiten kunnen persoonsgegevens van minderjarigen worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de organisatie van de activiteit en de communicatie met ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s).

In sommige gevallen kunnen beperkte persoonsgegevens worden gedeeld met externe organisatoren of samenwerkingspartners wanneer dit noodzakelijk is voor de organisatie of uitvoering van een activiteit. Indien persoonsgegevens zouden worden doorgegeven met het oog op promotionele communicatie door een externe organisator, wordt hiervoor steeds vooraf afzonderlijke toestemming gevraagd.

Informatievragen en onderzoeksondersteuning

Het Merghelynck Museum verwerkt persoonsgegevens van personen die informatie, documentatie of onderzoeksondersteuning aanvragen.

Dit kan onder meer betrekking hebben op vragen over collectiestukken, historische gebeurtenissen, erfgoed, familiegeschiedenis, genealogisch onderzoek en andere onderwerpen die verband houden met de werking en collecties van de musea.

In dit kader worden doorgaans identificatie- en contactgegevens verwerkt, evenals gegevens die je zelf verstrekt in het kader van je aanvraag of onderzoeksvraag. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om jouw vraag te behandelen en op te volgen.

Collectiebeheer, schenkingen en bruiklenen

Het Merghelynck Museum verwerkt persoonsgegevens in het kader van het beheer, de bewaring, de uitbreiding en de ontsluiting van hun collecties. 

Dit omvat onder meer persoonsgegevens van schenkers, verkopers, eigenaars, bruikleengevers, rechthebbenden, auteursrechthebbenden en portretgerechtigden.

Deze gegevens worden gebruikt voor het behandelen van schenkingen, aankopen, overdrachten en bruiklenen, het opmaken van overeenkomsten, het registreren van herkomst- en eigendomsgegevens en het administratief en juridisch opvolgen van collectiedossiers. Gelet op het belang van herkomst- en eigendomsinformatie kunnen bepaalde persoonsgegevens langdurig worden bewaard als onderdeel van de collectieadministratie.

Erfgoedonderzoek, archieven en documentatie

Het Merghelynck Museum verwerkt persoonsgegevens in het kader van erfgoedbeheer, historisch onderzoek, archivering en documentatie.

Deze verwerking kan betrekking hebben op aanvragen voor beeldmateriaal, historisch en genealogisch onderzoek, documentatie over collectiestukken, archieven en erfgoedcollecties.

Gelet op de aard van erfgoed- en archiefwerking kunnen ook persoonsgegevens voorkomen in historisch materiaal dat door de musea wordt bewaard en ontsloten. De verwerking hiervan gebeurt overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake archiefbeheer, erfgoedbeheer en gegevensbescherming.

Bepaalde documenten en gegevens kunnen omwille van hun historische, culturele of wetenschappelijke waarde blijvend worden bewaard.

Interactieve museumtoepassingen

De Ieperse Musea maken gebruik van interactieve museumtoepassingen waarbij bezoekers vrijwillig persoonsgegevens kunnen verstrekken. In dat kader kunnen onder meer foto's en e-mailadressen worden verwerkt om gepersonaliseerde digitale content, afbeeldingen of digitale souvenirs aan te maken en aan bezoekers te bezorgen. Deze verwerking is volledig vrijwillig en gebeurt op basis van toestemming van de betrokken bezoeker.

Interviews en getuigenissen

Het Merghelynck Museum verwerkt persoonsgegevens in het kader van interviews, getuigenissen en andere projecten rond mondelinge geschiedenis (oral history).

In dit kader kunnen identificatie- en contactgegevens, beeld- en geluidsopnames en de inhoud van getuigenissen worden verwerkt voor erfgoedbeheer, documentatie, onderzoek, publiekswerking, educatieve doeleinden en de ontsluiting van collecties.

Afhankelijk van het project kunnen de verzamelde gegevens blijvend worden bewaard als onderdeel van een erfgoedcollectie of mondelinge geschiedeniscollectie. De concrete afspraken hierover worden toegelicht in het betrokken toestemmingsformulier.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, rekening houdend met wettelijke verplichtingen en, waar van toepassing, de archief- en erfgoedopdracht van de musea.  

Vragen over privacy

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens door het Merghelynck Museum of voor de uitoefening van jouw rechten verwijzen wij naar de privacyverklaring van Stad Ieper en de daarin vermelde contactgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO).